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最佳文档管理软件和2021系统

经过Adam Uzialko.
欧宝体育直播热火对雄鹿商业新闻日报职员
|更新
4月20日,2021年

文档管理软件是数字时代任何业务的越来越关键的一部分。欧宝体育直播热火对雄鹿文档管理系统而不是文件柜的行,而不是归档柜的行,创建一个电子归档,即任何许可的用户可以访问和编辑。
总体上最好
全面的功能和协作工具
最好的低成本系统
三个定价层可供选择
最适合使用
熟悉和直观的界面
最佳自由系统
开源社区驱动软件
文档管理软件是数字时代任何业务的越来越关键的一部分。欧宝体育直播热火对雄鹿文档管理系统而不是文件柜的行,而不是归档柜的行,创建一个电子归档,即任何许可的用户可以访问和编辑。
更新04/20/21.

我们更新了此页面,了解了2021年文档管理行业所期望的新信息。

文档管理软件可以帮助您组织数字文档并轻松地数字化现有的纸质记录。由于市场上有这么多选择,我们研究了几十个选项,以便为各种类型的企业选择最佳软件。欧宝体育直播热火对雄鹿要进行选择,我们考虑了托管选项,搜索功能和扫描选择等因素。如果您需要为您的小型企业提供文档管理系统,本指南将帮助您为您的需求选择最佳选择。欧宝体育直播热火对雄鹿

为您的业务查找合适的文档管理系统欧宝体育直播热火对雄鹿

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我们的评论

Microsoft SharePoint:最佳整体文档管理系统

SharePoint提供全面的企业内容管理功能。
其优秀的协作工具允许团队同时编辑文档。
它可能需要额外的员工培训来了解所有软件的功能。

Microsoft SharePoint是文档管理和协作空间的领导者,以及充分原因。其全面的功能包括建立内容集线器或通过团队组织档案的能力。它允许您在系统中存储的所有文件中创建自定义元数据字段,使您可以轻松定制您将文档组织到业务需求的方式。欧宝体育直播热火对雄鹿它特别方便了已经使用其他Microsoft产品的企业,例如Off欧宝体育直播热火对雄鹿ice 365。

SharePoint提供了一个灵活的、可扩展的平台来组织和管理文档,并在创建和编辑方面进行协作。然而,这是一个需要学习的庞大系统,因此您的团队需要接受培训并花一些时间来熟悉这个系统。

10月2020年10月:Microsoft引入了SharePoint Sydtex,它是项目皮质的第一个产品,它使用人工智能通过您的公司的数据,并收集可以自动进入流程的洞察力。Microsoft将Syntex描述为“可训练的AI”,它处理三种主要类型的内容:数字图像,结构化或半结构化形式和非结构化文件。

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通过efilecabet rubex:最好的低成本文件管理系统

efilcabinet Online的Rubex是一个基于云的解决方案,它允许远程员工从任何一台可以上网的电脑上登录,并拥有与他们在办公室工作时相同的功能。事实上,我们之前选择了eFileCabinet的Rubex作为具有远程工作的企业的最佳文档管理系统。欧宝体育直播热火对雄鹿它有一个复杂的移动应用程序,提供访问每个存储的文件。该系统使用传统的文件柜-文件夹归档结构,并提供了几种搜索文档的方法。efilcabinet Online的Rubex有三种定价方案,它们的功能和存储空间各不相同。

2021年2月:Rubex最近推出了一种新的定价结构。现在有三层定价层,每月每月每月55至100美元的价格,每月每月每月每年都会。如果您每月支付,则价格从66美元开始,每月增加至每位用户239美元。该计划在内包含的存储空间和功能和工具中有所不同。

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m-files:最好易于使用

M-Files是一个综合性的文件管理系统,包含许多功能,使企业可以组织文件,数字化大量的物理文件和自动化若干工作流过程。欧宝体育直播热火对雄鹿该界面模仿了Windows资源管理器,易于学习。您可以选择本地、基于云的或混合系统。

3月2021年3月:M-Files最近宣布与京瓷文件解决方案英国有限公司建立合作关系,京瓷文件解决方案英国有限公司是一家提供全面文件解决方案的全球供应商。M-Files文件管理客户现在可以使用京瓷环保多功能打印机(MFPs),以及其业务解决方案和咨询服务。欧宝体育直播热火对雄鹿M-Files表示,公司相信,扩大京瓷产品的使用范围将有助于用户提高效率,降低整体文件管理成本,并改善客户服务。

2020年11月:M-Files宣布与Adobe Sign集成,允许用户将法律绑定的电子签名应用于任何M文件文档以加速事务和批准。用户可以从任何M文件流程请求电子签名,包括移动应用程序和其他集成,如Microsoft团队,Salesforce和Google工作区。这个新功能可以帮助用户简化他们的流程,尤其是许多团队仍然远程工作。

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维也纳优势社区:最佳的免费文件管理系统

维也纳优势是一个开源,社区驱动的文件管理系统,可免费使用业务。欧宝体育直播热火对雄鹿其用户友好的界面易于导航和整齐地组织。它具有工作流自动化选项,可简化任务和安全的敏感文档的安全加密。它还可以扩展,允许您的业务通过免费的文档管理系统来增长。欧宝体育直播热火对雄鹿

与维也纳优势相关的挑战是技术;您必须依靠其用户社区的支持,帮助您实现软件并解决任何问题。与付费文件管理软件不同,维也纳优势不提供技术支持团队。

2021年1月:维也纳优势最近由TÜV南德意志建立的认证,它提供安全,安全和可持续性解决方案以及测试,认证和审计服务。维也纳优势的TÜV南德州认证包括认证ISO / IEC 25051:2014IDW PS 880(GOBS)标准,验证软件是否已提供,并且它安全地存储数据。

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文档管理软件成本

文档管理软件可以在定价和成本结构中差异很大。您的文档管理系统成本中的第一个且可能是最重要的因素是您是否选择基于云或本地版本。

基于云的软件将基础设施维护和安全负担从您的业务中卸下,并将其交给第三方公司。欧宝体育直播热火对雄鹿虽然这减少了内部管理的费用和挑战,但你只需要相信公司正在正确地处理你的数据。基于云计算的软件通常需要付费。对于大多数文档管理软件,这可能从每个用户每月15美元到200美元不等,这取决于您选择的解决方案的复杂性。

文件管理软件的本地版本要求您自己的服务器,并且通常是专门的IT员工进行维护。您的业​​欧宝体育直播热火对雄鹿务完全负责数据的安全性,但这也意味着您可以完全控制自己的数据。使用本地解决方案,您通常必须为每个用户购买许可证。每个许可证都可以花费1000美元或以上,但它是一次性费用。但是,本地解决方案通常会收取第一年后的技术支持和软件更新的额外费用,这通常是初始许可成本的约20%。

对于寻找易于管理而不欧宝体育直播热火对雄鹿是大型开销的软件的小型企业,我们建议我们基于云的解决方案。但是,请确保您的提供商遵守最佳网络安全实践以保护您的数据。

文件管理软件的实际价格因公司而异。显然,具有更复杂功能的系统往往成本更高,而没有额外功能(如任务管理工具和工作流自动化功能)的基本文档管理软件的成本可能相当低。此外,你添加到云端系统的用户越多,每月的订阅费就会越高。

文档管理软件的好处

文档管理软件的好处

通过组织所有文件并使组织中的任何人来说,文档管理系统可以提高您和您的员工的效率。DMS系统的许多好处包括:

节省时间

如果您目前正在使用手动系统,则您正在为自己花费的时间来耗时,否则会花在其他人身上,更多的新的业务问题。欧宝体育直播热火对雄鹿DMS自动化文档管理的许多方面,从您的手中扣除责任。

轻松缩放

文档管理系统比传统纸张归档系统更灵活。它很容易受到业务的增长,您的索引系统可以随着几次点击调欧宝体育直播热火对雄鹿整。它可能会减少对文件和纸质文档的物理存储空间的需求。

增强文档安全

由于世界转向数字解决方案,确保您的信息(客户数据,商业秘密信息等)是安全的。文档管理系统附带内置安全性和访问控制,因此您可以确定谁可以访问某些文档。此外,您还可以在任何给定文档中查看所有活动。

如果发生灾难,就像火灾或洪水一样,您的文件将安全地存储在云中,远离物理伤害。

快速简便的文件检索

搜索正确的文档可能是困难和耗时的;它甚至会让你花钱。有了正确的索引系统,找到一个文档只需几秒钟,员工可以远程访问他们需要的文档。

更好的监管合规

许多业务文件的合规性要求欧宝体育直播热火对雄鹿可以复杂和苛刻;DMS可以通过自动化要求的关键文件来帮助您避免罚款,撤销许可证甚至刑事责任。例如,HIPAA和Sarbanes-Oxley反欺诈法有严格的安全和有关文件和记录的政策法规 - DMS自动遵循这些指南。

改进合作

DMS使共享信息和协作简单,允许从多个位置访问不同源的文档。用户还可以共享文档,监视工作流,授予或拒绝对某些文档的访问,并查看已进行的更改。

在文档管理软件中寻找什么

虽然所有文档管理系统都在数字化和组织文档,但使其易于检索或修改具有权限的用户,可能会内置于您的文档管理软件中的许多其他功能。以下是在选择文档管理系统时可能需要考虑的一些工具和方面。

可用性

任何软件的最重要元素之一是可用性。它可以提供世界上所有的功能,但如果系统不是用户友好的话,他们就不会有任何好处。许多文档管理系统提供免费试验,允许您在购买前测试它们。如果可能,请允许您的团队在免费试用期间尝试该软件,并提供对他们所喜欢和不喜欢它的反馈。

文件共享和协作

虽然文档管理系统的主要功能是数字化和组织文件,但大多数现代软件还允许用户彼此共享文件并协作编辑它们。某些文档管理软件允许用户同时编辑文档,而其他文档则依赖于入住/结帐功能,该功能仅保证一个用户一次可以在文档上工作。其他人提供两种选择。

版本控制

版本控件,有时称为“版本控制”是文档管理软件的关键特征,可让您跟踪文档的更改。最好的文档管理软件甚至维护了旧版本的存档,让您了解文档如何随时间更改,并在需要时恢复为旧版本。

图像扫描和OCR

图像扫描和光学字符识别对于具有他们想要数字化的许多纸质记录的业务是有用的功能。欧宝体育直播热火对雄鹿扫描是第一步 - 将纸张记录转换为可以导入软件的数字文件。OCR是一个更高级的功能,但它是简化大型数字化项目的必备功能。OCR读取图像的文本并使可搜索图像的内容。最好的文档管理系统使用OCR自动填写元数据,并使稍后可以更轻松地搜索文档。

电子签名

文档管理软件通常是需要经理签名的文件,例如采购订单。许多文档管理系统与电子签名工具(例如DocuSign)集成,以允许电子签名。您通常可以通过软件向收件人发送文档。

工作流自动化

工作流自动化功能会自动移动任务。以上面的采购订单为例:您可以设置工作流自动化,以便生成购买订单后,它会自动转到适当的管理器以获取其签名。经理将收到通知,并且当任务完成时,将通知下一个相关团队成员(例如会计部门或经理的主管)。如果需要使用更多操作,您也可以将其构建到自动工作流程中。最好的文档管理系统允许您自定义工作流以满足您的团队一起工作的方式。

用户权限

文档管理软件的一个基本要素是管理员可以设置单个用户权限的能力。权限允许某些用户查看或编辑文件,而其他用户甚至可以防止其他人在系统中看到这些文档。这不仅适用于效率目的,也是一个重要的安全措施。最好的文档管理软件允许管理员通过特定组设置权限,以及如果需要在保留默认权限设置的同时进行异常,则可以随时更改权限。

移动功能

在当今的商业环境中,移欧宝体育直播热火对雄鹿动设备访问至关重要。许多文档管理系统都有专用的移动应用程序。其他人依赖Web浏览器或在线门户网站。确保您正在考虑的任何文档管理软件的移动版本真正移动友好。即使您亲自在移动设备上使用它,也可能是您团队的其他成员。

不是每个文档管理系统都检查所有这些框,而其他文档管理系统则提供所有这些框。选择文档管理软件时,请考虑哪种工具和功能对您的业务最有用。欧宝体育直播热火对雄鹿在全面和可用性之间取得平衡非常重要;例如,某些系统可以通过但是导航的挑战(更不用说比简单的软件更昂贵)。

数据安全

数据安全是任何文档管理系统的重要组成部分。2019年,TechRepublic报告,违规的数量增加了54%,其中89%在外面的袭击。

作为越来越多的企业来实现数字,更多的客户将委托与他们做欧宝体育直播热火对雄鹿生意的公司委托敏感的个人信息。您的组织负责确保客户数据安全并免受违规行为的保护。寻找提供加密和合规工具,自动更新,数据冗余和备份的文档管理服务。

经常问的问题

什么是文档控制软件?

文档控制软件可帮助您管理信息,自动化记录管理策略,以帮助监控谁可以访问哪些文件,并遵守ISO,FDA,Sarbanes-Oxley或HIPAA等标准。

您如何在计算机上管理文件?

在计算机上管理文件是一个简单的过程,如果您从头开始到位。决定文件的主组,然后在这些组中创建子文件夹。决定单个文件命名系统,您将适用于所有文件,使其在组织中的任何人都可以轻松找到。

记录管理有哪些好处?

记录(或文件)管理有几个好处。一个文档管理系统可以轻松为您公司中的任何人都能找到所需的文件,消除了对昂贵和庞大的物理存储单元的需求,并通过允许您以秒为单位调用任何文件来节省您的时间。

什么是用于文件管理系统?

文档管理系统用于几件事,包括安全地存储重要文件,跟踪对文档的更改,并轻松在组织成员之间共享文档。

文档管理系统还可以通过将关键字和标签分配给每个文档来轻松找到某些文件。这些系统还可以帮助公司通过提供某些关键文件所需的安全和许可限制来确保对敏感文件(例如,HIPAA)的合规性。

文件管理系统如何工作?

文档管理系统捕获文件,该文件是通过在物理文档中扫描或通过电子邮件或使用其他应用程序下载数字版本来完成的。接下来,索引文档,这意味着它是分类的,标记,关键字和元数据,使其可以是可搜索的。最后,该文档被组织并放在文件夹中,可以由适当的员工访问它。

大多数文档管理系统都是基于云的,因此一旦文件被适当地保护到系统中,它就可以从任何有互联网连接的地方访问。一些文档管理软件提供商提供了移动应用程序,让用户在访问文档时更加灵活和方便。

有效文档管理系统的主要功能是什么?

最好的文件管理系统应该易于使用;它应该允许文件共享;它应该具有协作工具,移动功能和版本控制。前两个功能允许您的团队在关键文件中共同努力,而无需在同一处。版本控件维护每个更改的日志(以及谁制作)到您的公司文件。

另一个需要记住的重要特性是,您希望确保所选择的软件提供了无懈可打的安全协议,以确保只有那些具有正确权限的人才能访问文件。

以前最好的选择

在过去,我们为广泛的用例选择了最佳系统。我们的一些选秀权已更改,但如果您想更彻底地查看您的选项,您仍然可以看到我们以前的最佳选择。

  • 2018年与远程劳动力的企业最佳文档管理系统:欧宝体育直播热火对雄鹿2018年,我们将eFilecabinet命名为远程劳动力的最佳文档管理系统。你可以阅读我们以前的评论

  • 2019年合作最佳文件管理系统:2019年,我们将Alfresco命名为合作的最佳文档管理系统。你可以阅读我们以前的评论

  • 2019年小型企业最佳文件管理系统:欧宝体育直播热火对雄鹿2019年,我们命名为FileHold Express是合作的最佳文档管理系统。你可以阅读我们以前的评论

社区专家见解

我们询问我们的读者和我们的Business.com社区的成员告诉我们他们目前使用欧宝体育直播热火对雄鹿欧宝娱乐手机版app下载或过去使用的文件管理软件,包括他们喜欢和不喜欢它。这是他们所说的话:

“SharePoint有许多文档管理功能(版本控制,记录管理,元数据,企业搜索等)。许多大型组织每天都在SharePoint中储存数百万个文件。”-阿卡什鬃毛,欧宝体育直播热火对雄鹿欧宝娱乐手机版app下载Business.com社区成员

“Docusign是推荐的[对我]以及我习惯使用的东西......但这不是发送重要信息的非常安全或可靠的方法。”-valenzia gudger,欧宝体育直播热火对雄鹿欧宝娱乐手机版app下载Business.com社区成员

“我们目前为大多数文档管理使用G套件。自从开始我的业务以来,我一直在使用一些版本的Google Drive,主要是因为它的集成程度如何。G套房只是拥有更强大的公司的最新迭代欧宝体育直播热火对雄鹿特征。”-丹·贝利,总裁WikiLawn.

“我们的文档管理软件是box.com。我们使用了Hightail,ShareFile,Dropbox和Google Drive。Box.com是最容易使用的,它也保持了CJI和HIPAA合规性,整个时间都在整个时间。Box.com非常易于导航,拖放,也有许多API,您几乎可以使用您可以想象的一切。“-本步行者,创始人兼首席执行官转录外包

“[我们使用] Ascensio系统掉下来。它非常快 - 没有滞后或缓冲。它有一个易于导航和易于学习的用户界面。它允许在单个项目上同时协作,节省时间,努力和金钱。它具有竞争力的价格,这是一套使文档管理微风的功能。“-Alex Azoury,创始人兼首席执行官家庭理由

预期到2021年

文档管理软件通常可以作为本地解决方案或基于云的软件使用。然而,随着越来越多的企业选择云存储和软件作为一种服务,我们预计基于云的解决方案将进一步增长。欧宝体育直播热火对雄鹿将文档存储在云中消除了购买和维护基于服务器的解决方案的开销,并为企业提供了在何时何地访问文档的更大灵活性。欧宝体育直播热火对雄鹿

基于云的解决方案的兴起还给出了使用文档管理系统来简化协作努力的趋势。由于云托管系统允许更多员工从各个地点访问文档,因此团队可以更加合作,提高整体团队合作并自动化工作流程。

除了增加基于云的解决方案之外,我们还可以期望看到越来越重视安全和合规性。由于文档管理系统变得更加强大,并且易于访问,许多企业在这些解决方案中存储了高度敏感的文档,​​以安全风险开放。欧宝体育直播热火对雄鹿因此,我们看到文档管理软件收紧其安全协议,以确保文档保持安全。

文档管理软件的另一个日益增长的趋势是移动可访问性。在不断增长的遥控工作环境中,人们需要从各种设备访问共享文档,包括智能手机和平板电脑。许多文档管理软件提供商现在正在将移动访问转移到其标准产品中。

我们的方法论

为了帮助您找到合适的文档管理系统,我们研究和分析了数十种选项。以下是对我们如何为最佳软件确定选择的解释。

寻找最佳服务

要确定最佳文档管理系统,我们从包含下面列表中的所有供应商的池开始。经过一些初步研究,其中包括查看其他最佳选择列表和研究每个系统,我们采访了小企业主并发现了更多供应商来添加到我们的列表中。欧宝体育直播热火对雄鹿

选择最好的服务

接下来,我们通过调查其服务,观看教程和如何进行视频来研究每个提供商,在可能的情况下测试系统,并阅读用户评论。我们还考虑了这些服务网站上市的定价。在将清单缩小到11个竞争者后,我们通过电话联系了每个公司的客户服务部门,或者在可能的情况下,在可能的情况下,作为新的企业主来展示每个提供商提供的支持质量。欧宝体育直播热火对雄鹿

研究每个服务

我们的过程涉及将自己放在小型企业主的心态,并收集这些个人易于使用的数据。欧宝体育直播热火对雄鹿我们考虑了易用性,是否解决方案是本地或云托管,文件柜结构,搜索功能,扫描选项,编辑能力,协作工具,安全措施,集成,工作流能力,移动访问,客户服务和成本。

Adam Uzialko.
Adam Uzialko.
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Adam Uzialko是Business.com的作家和编辑,每天都有商业新欧宝体育直播热火对雄鹿欧宝娱乐手机版app下载闻。他拥有7年的专业经验,专注于小型企业和初创公司。欧宝体育直播热火对雄鹿他有涵盖包括数字营销,SEO,商业通信和公共政策的主题。欧宝体育直播热火对雄鹿他还撰写了关于新兴技术及其与业务交叉口的,包括人工智能,事物互联网和区块。欧宝体育直播热火对雄鹿

考虑了其他服务

Agiloft可作为基于云的或自主主机系统。它提供了文档和附加文件的完整文本搜索等功能,图形工作流编辑器,使用办理登机手续和结账控制,完整审计跟踪以及电子邮件集成的修订跟踪。
框是一个云平台,允许企业安全存储,共享和管理其所有公司文件。欧宝体育直播热火对雄鹿使用此系统,小型企业可以在任何类型的文档或媒体文欧宝体育直播热火对雄鹿件上协作。它支持200多种文件类型,包括PowerPoint,电子表格,PDF,图像,视频和音频文件。框允许您使用熟悉的结构组织文件,该结构很容易定制,允许您邀请同事以查看文件夹并自定义其访问级别。
Computhink的Contentverse是为各种规模的公司设计的。该系统将所有内容存储在一个数字文件柜中,允许您快速检索任何文件,即使您只记得它的名称或内容的一小部分。该系统可以让你查看超过400种文件类型,无论你的电脑上是否有原生应用程序。公司的转换团队甚至可以为您将公司现有的所有纸质文件扫描到系统中。该软件兼容所有移动设备,并与Microsoft Office集成。
Devontechnologies'Devonthink Pro Office仅适用于MAC,但它允许您与Mac和PC用户共享数据。该系统将所有信息保存在一个易于备份数据库中,并以各种方式为您提供针对您的工作方式优化的方式。该软件根据您提交类似文件的方式自动为您提供新的文档。高级搜索功能检索您任务所需的文档,而智能组将相关文件呈现在一起。使用Devonthink,您可以在一个地方查看所有数据并在富文本编辑器中写入。
Ascendosoft的DigitalDrawer是本地,安全的数字归档软件。欧宝体育直播热火对雄鹿企业将其用于电子存储,组织,查找和管理文档。该软件通常用于各种小型和中型企业,如零售,制造,房地产,汽车经销商和教育。欧宝体育直播热火对雄鹿
docept是一个多用户系统,允许组织简化业务流程。欧宝体育直播热火对雄鹿该系统采用了最新的Java和web技术,使其成为一个跨平台的应用程序。docept可以通过局域网或更广泛的互联网访问。它不需要任何客户端级别的安装。该系统对移动设备非常友好,可以在iOS和Android平板电脑上使用。docept允许无限的文档、文件夹、工作流、文档元数据属性、文档类型、角色、组和用户。
DocPoint Professional Edition是处理大量纸张文档,计算机生成的文件和电子邮件对应的小型企业的文件和成像管理解决方案。欧宝体育直播热火对雄鹿该软件安装在组织服务器上,每个工作站都牢固连接到服务器。Docpoint适应满足多方面的需求,同时允许用户维护建立和首选程序。它可以捕获大量信息,以及快速检索文档和记录。
Docstar的文档管理系统可用作自主软件或基于云的解决方案。该服务为各种行业提供特定的解决方案,包括保险,金融服务,医疗保健,房地产和物业管理,制造,法律,非营利组织,教育,银行和金融机构以及公共部门。
Docsvault是一个完整的文档管理解决方案,允许您捕获、集中、管理和保护所有纸质文档、电子文件和电子邮件。该系统允许你在办公室外使用任何网页浏览器或Android或iOS移动设备访问数据。该软件的特点是电子文档工作流、版本控制、文档分析和标记、审计跟踪和电子邮件通知。
Columbiasoft的文档定位器可作为本地或基于云的文档管理系统提供。版本控制,文档工作流,无纸扫描,电子邮件管理和完全补充文档控制功能。该软件建立在Microsoft Windows资源管理器和Microsoft Office中。
RICOH的基于云的DocumentMall提供了完整文本搜索,文档类型索引,审计,办理登机手续和结帐选项等功能,以及工作流功能。您可以在使用PC,BlackBerrys,iPhone和iPad时随时随地访问文档。
Docuphase的文档管理软件具有全文搜索,自动文档路由和自动索引。系统链接到现有的业务软件和应用程序,这意味着您的文档和记录会更新一次欧宝体育直播热火对雄鹿,然后按到其他数据库和系统。包含在文档管理系统中的是“Lite”版本的Docuphase的工作流自动化软件,允许文档路由和工作流程。
docvantage基于云的系统包括文档捕获、成像、存档、光学字符识别、全文搜索、注释、编校、协作和版本控制。DocuVantage有四种服务计划,每一种都包括每个用户1GB的存储空间。该系统可以存储多种文件类型,包括文字处理文件、照片、纸质文件扫描图像、文本和图形文件、合同文件、营销文件、电子表格、pdf、客户服务和维护记录、专利、病人和法律记录、工程图纸、学生成绩单、会计和产品开发记录,材料安全数据表。
Docuware可以在您自己的服务器上或云中托管。纸张或数字文件到达电子篮子模仿桌面上的收件箱。您可以在一起排序,组织,装订或剪辑它们,然后在文档在数字机柜中提交后添加备注,评论,签名和邮票。DocuWare的索引功能会自动确保所有文档类型都在正确的位置提交。
Office Gemini的Dokmee云有多个版本,针对各种尺寸的公司。它可以在基于Windows的Intranet中运行,作为Web托管系统或软件 - AS-Service模型。该系统专为各种目的而设计,包括文档捕获和存储,搜索和检索以及文件共享。您可以自动从索引字段中创建文件夹,并在每个文件夹中存储无限数量的文件。您还可以索引文档和文件夹以便于搜索和检索。其他功能包括电子邮件管理,审核日志和注释的能力。
您可以为Office的文档管理需求使用Dropbox的用户友好的界面和云存储。标准版本为您提供了2TB的存储,您可以升级到无限存储。Dropbox与Office 365集成。其他业务功能包括文件备份,恢复,管理工具和两步身份验欧宝体育直播热火对雄鹿证。
dynafile的扫描到云软件使用元数据属性来索引添加到系统的每个文档。您可以存储无限数量的文档并从Web浏览器随时访问它们。Dynafile提供了一种完全可配置的搜索方法,可以快速轻松地查找您要查找的文档。文本搜索区域允许您定义如何对文档进行分类和分类文档,以及您需要的许多索引字段和类型。您可以为用户或用户组设置访问权限,并将其应用于特定类型的文档。
Docxellent的Ensur是一种商业现成的基于Web的文档控制和质量管理软件系统。文档版本控制,工作流程,更改控制,包装规格,标准操作程序,不合适调查,纠正和预防措施,培训和其他质量程序迅速自动化。该软件的多层安全模型和综合审计轨迹只能让您的文档只有具有正确访问它们的人的人员手中。该软件可用作基于云或本地解决方案。
Easy PDF为用户提供了一个简单的网站,可以将PDF转换为许多不同的文件格式。Word文档也可以转换成pdf。如果需要,该服务还提供合并和压缩pdf的能力。该网站表示,用户对PDF格式的转换没有任何限制。
enadoc是一个基于云的文档管理系统。用户可以在捕获文档之前创建库,然后在库中存储文档。从那里,您可以单击包含分配给文档的所有关键字的标记找到文档,并提供同事访问所需的文档。
Lucion的FileCenter Pro使用熟悉的内阁/抽屉/文件夹设计来组织文件。但FileCenter还为那些更喜欢传统资源管理器布局的人提供资深​​管理器视图。系统可以存储任何类型的Windows文件,并与大多数云服务提供商完全兼容。
文件夹
FileHold可以根据需要支持尽可能多的用户。其特点套件允许文档扫描,捕获,索引,存储,搜索,版本控制和文档工作流程评论和批准。它可以在服务器上或云中本地安装。与Microsoft Office集成,FileHold在桌面,浏览器和移动设备上工作。
eBridge是一个基于云的文档管理系统。您可以通过Web浏览器访问存储在电子档案柜中的所有信息。eBridge允许您从任何扫描仪,Office复印机或多功能打印机附加或导入图像。您可以使用最多七个关键字段搜索,从您的移动设备查找文档并在PDF中搜索文本。系统允许无限制用户,存储和检索。所有数据都包括审计跟踪,并在存储时加密。
Edoc Organizer提供三种类型的解决方案:云版,允许使用任何设备的任何地方安全访问文档;一个本地版,允许您在计算机上存储文档;还有一个企业版,它提供了从任何地方的安全访问,同时仍然在公司的服务器上。功能包括光学字符识别,全面的搜索引擎,审核日志和版本控制。
Canto的航班是一家基于本地或基于云的数字资产管理系统,允许您存储,组织,追踪和重新调整品牌资产,例如摄影,视频,丰富的图形,3D图像,文本文档和演示文稿。用户可以创建工作流以组织和提供来自任何地方和任何设备的资产或访问内容。
FOSSLOOK是一种电子文档管理解决方案,可以组织,安全和管理您的所有业务文件。欧宝体育直播热火对雄鹿关键功能包括集成的邮件服务器,可自定义的文档类型和文件夹,文档协作,工作流,用于打印文档的模板,以及记录历史记录和统计数据的日志。该系统还允许企业将文档链接在一起并提供特定的员欧宝体育直播热火对雄鹿工访问某些文件和文档。
Fujitsu的Paperstream Captic Pro是前端捕获软件。它通过提供无缝前端捕获,图像增强和组织,索引和提取的释放数据来自动化文档。该软件与Fujitsu的“文件”文件扫描仪相结合,可自动化手动操作的流程,包括文档分离,图像清理,数据提取,索引和验证。易于设置的解决方案,无需IT资源。Paperstream Capture Pro是可定制和可扩展的。它专为任何纸张密集型企业而设计,大或小。欧宝体育直播热火对雄鹿Fujitsu还提供Paperstream Server,这是一个基于Web的文档处理平台,使组织能够扫描,导入,进程,标记和向企业内容管理系统引入业务关键内容。欧宝体育直播热火对雄鹿
谷歌的套件套件,包括无限存储,可供业务和企业使用。欧宝体育直播热火对雄鹿除了使用Gmail,视频和语音会议,共享日历欧宝体育直播热火对雄鹿和谷歌生态系统的其余部分使用您的商务邮件,您可以获得谷歌驱动器的扩展版本。功能包括版本控制,存档和数据丢失预防。
Square 9的全球搜索是用于小型和中型企业的文档管理软件。欧宝体育直播热火对雄鹿凭借其模块化设计,该软件通过允许组织仅选择特定业务应用程序所需的工具,提供定价和配置的灵活性。欧宝体育直播热火对雄鹿所有文档都牢固地存放在您指定的档案中。您决定了权限,并确定谁可以访问您的文件以及它们与它们可以执行的操作。
Greenbox是铁饼商务解决方案公司的文档管理系统欧宝体育直播热火对雄鹿。该平台帮助企业保证数据的安全和存储。该公司总欧宝体育直播热火对雄鹿部位于印度,包括云存储、系统和管理权限措施,以及Greenbox上的搜索工具等功能。
HyperOffice的文档管理系统允许您存储,组织,搜索,协作和管理对所有支持Web的PC或Mac的文件。您可以在熟悉的结构中在线存储文档,设置有权访问哪些文件的权限,并使用同事和客户共享文档。添加的功能包括版本控件,全文搜索和在线数据备份。
Equorum的Imagesite是一个单源文档管理系统。安装简单,通常在几天内完成。Imicalite Suite包括针对您的行业和独特的业务需求量身定制的文档管理软件。欧宝体育直播热火对雄鹿使用Imagesite:具有工作流欧宝体育直播热火对雄鹿程和生命周期的业务管理允许组织在整个生命周期中省略耗尽所有文件。该系统还适用于像CAD和扫描图的大型工程文件。
积极创新的Inforouter是本地,基于浏览器的文档管理软件。Inforouter在单一集成软件套件下包括工作流,文档路由,电子表格,扫描,存储,存档,索引和记录管理模块。
Lennox Hill的isoTracker使企业能够采用自动化的欧宝体育直播热火对雄鹿文档管理方法。这个基于web的系统提供了一个中央存储库来存储和组织文档。集成的工作流工具用于以受控的方式从任何位置上传、审查、批准、签出、修改和访问文档。自动电子邮件通知确保了任务的即时沟通,而集成分析和报告提供了每个文档从创建到被下一个版本取代的信息。
Konica Minolta的企业内容管理系统允许您管理文档并控制数据的审计和访问。其自动化工作流程解决方案可以扫描,流程和索引文件,使您可以减少纸张废物并提高效率。您可以监控某些任务或文档,并在更改事项时获取警报。
Laserfiche Enterprise Content Management允许组织安全地管理和共享文档,视频,照片和其他内容。您可以更新文档,添加文档注释,重放机密信息并从单个接口更改文档元数据。它包括添加,查看和修改文档元数据到索引,搜索和检索文档的功能。
LogicalDoc可以在您自己的服务器上或云中托管,它可以安装在Windows,Linux和Mac OS X上。它包含基于Web的用户界面,允许文件共享,设置安全角色以及查找和审核企业记录。功能包括全文索引,版本控件,办理登机手续和结帐功能,保留策略和增量备份。
MaxxVault将基于云和自主的电子文档管理系统提供给超过25个行业的各种规模的公司。系统可以根据需要进行缩放,从单个部门的几个功能到全面吹入的企业范围内安装。该系统根据索引标准组织文档,并跟踪每个文档的访问和活动。
NetDocuments提供了一套用于文档创建、组织和编辑的工具。您可以跨橱柜、标签、文件夹或工作区组织文档。基于云的系统还允许您进行全文企业搜索,包括搜索分析、元数据、短语和邻近性搜索。
Nuance的PaperPort Professional 14是一个完整的解决方案,用于扫描,转换,组织,组装和共享文件和照片在电脑上或在移动。该系统的All-in-One搜索使用光学字符识别技术,让您轻松找到扫描PDF文件,甚至数字照片,在您的本地电脑或网络上的任何地方。该系统包括Nuance云连接器,它为20多个在线服务增加了连接。该软件仅与Windows电脑兼容。
Hyland的onbase是一个灵活的文档管理系统,您可以根据您的业务需求定制,并随着时间的推移与您的组织一起成长。欧宝体育直播热火对雄鹿除了使用它存储,安全和组织您的文档外,您可以随时访问文件,并从您选择的设备上的任何位置访问,查看和批准工作流程在线,并保持文件的完整审计跟踪。
OpenKM允许企业控制电子欧宝体育直播热火对雄鹿文档的生产,存储,管理和分配。该系统包括管理工具,以保留活动的详细日志,设置自动化,并定义各种用户的角色,其访问控制,用户配额和文档安全级别。它包括的其他一些功能是自动编目,自动元数据捕获,光学字符识别,版本控制,跟踪和条形码读数。
Opentext的企业内容管理系统可在移动设备和云中提供内部部分。OpenText的Content Suite是一组企业内容管理技术,包括一个单位捕获,文档和记录管理的平台。它还包括工作流程,搜索和存档工具;自动分类;合同管理;和工程文件管理。
Psigen的PSISafe(以前的橱柜保险箱)是一个完全无纸化的文件管理解决方案。该系统可作为在服务器上安装的许可软件或托管Psigen安全私有云。两个版本都配置了每个安装,为所有组织创建量身定制的解决方案。此文档管理系统可随时随地访问和使用任何文档。该软件直接与各种第三方计划集成,包括会计软件,电子邮件客户和客户关系管理套件。
PaperTracer通过将纸张和数字文档集成到集中式数据库中自动化工作流程。跟踪和报告功能简化了审计程序,以支持管理和监管合规性要求。该系统有两种版本:Picspracer Enterprise,允许您选择可自定义模板或创建您的独特集成解决方案,并提供验证器Express,它提供了最常用的模板,这些模板是小型和中型企业的正确尺寸。欧宝体育直播热火对雄鹿
无纸化技术是一个简单的电子系统,可帮助您将您的纸张文件转换为数字文档,并在一个库中组织所有这些数字文档和文件。一旦您扫描并导入了文档和文件,无意义允许您输入元数据以帮助您稍后搜索文件。您可以将文件对类别和子类别进行排序,并在每个文件中添加尽可能多的标记。其他功能包括将电子邮件程序集成并直接将文档发送给员工和客户端。窗户可用于Windows和Mac。
Pinpoint是一种基于云的或自托管系统,不需要任何工作站安装,并且可以从任何PC(Windows 7或更高版本),Mac,iPad,iPhone或平板电脑运行。系统文件自动文件,允许批处理,并为您提供搜索内容和元数据以立即查找文档和文件。Pinpoint还与流行的应用程序相结合,例如Dropbox,Salesforce,Google Drive,OneDrive,SharePoint和QuickBooks。
Imagetek的RADIX是一个安全的托管文档管理软件服务,可通过Web浏览器访问。您的所有内容都被索引,并且可以通过易于使用的界面检索。您还可以使用当前的内部数据库和软件。
ShareDocs企业文档管理系统允许您创建、共享、保存、获取和管理官方文档。该系统适用于各种规模的企业、地理分布的公司和关键信息被锁在物理文档中的企业。使用该系统,用户可以从该文档的标题中搜索一个单词或短语。因为它提供了特定于层次结构的访问,组织中每个组件中的人员只能访问其角色允许的数据。
Speedy Organizer Enterprise是一个完整的数字文档管理系统,可在Windows和Windows网络服务器上运行最多200个用户。Speedy Organizer自动将归档规则应用于Windows文件文件夹中已存在的数字文档,以及何时扫描纸张原件并创建它们。该软件允许您选择您的文档可以存储的位置:在本地计算机上,在网络存储设备上或云中的任何位置,包括Google文档和Microsoft Onedrive。
Thru是一个文件共享和协作平台,允许企业安全地访问,管理和共享来自Web浏览器,移动设备和业务应用程序的文档,例如Microsoft Outlook,IBM Notes,Microsoft SharePoint和Salesforce。欧宝体育直播热火对雄鹿该平台可作为基于云或本地解决方案提供的。通过Thru,公司可以通过根据共享文件夹中的项目名称对任何大小进行分类来简化大规模业务项目。欧宝体育直播热火对雄鹿您可以防止未经授权的删除和更改系统访问权限和权限控制。
Xerox的DocuShare是一种基于云或自主主机系统,可在各种版本中使用。DocuShare Express专为小型企业而设计,可自动索引欧宝体育直播热火对雄鹿文档内容和属性,以便于搜索和检索。通过此系统,员工可以在任何位置的Web浏览器中查看最新版本的材料。
Optix的MindWrap工作站适用于Windows和Mac OS X.系统允许所有用户扫描,索引,视图,搜索和存储文档。该系统包括登记入住和结帐工具,以及处理工作流程项。
Zoho Docs是一个在线文档管理系统,您可以在其中安全地将所有文件存储在集中位置并从任何设备上的任何位置访问它们。您可以上传,存储,创建,编辑,共享和查看文件,如文档,电子表格,演示文稿,图片,音乐和视频。共享文件夹,任务和组等工具为您和您的团队提供了协作环境。您也可以实时地协调文件。
Alfresco内容服务的工作流程自动化和协作工具使其成为在团队中工作的有效文档管理系统。
FileHold可以根据需要支持尽可能多的用户。其特点套件允许文档扫描,捕获,索引,存储,搜索,版本控制和文档工作流程评论和批准。它可以在服务器上或云中本地安装。与Microsoft Office集成,FileHold在桌面,浏览器和移动设备上工作。
图片来源:AndreyPopov / Getty Images
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