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考勤软件如何改进轮班计划

马克斯·弗里德曼
马克斯·弗里德曼

时间和考勤软件减少了轮班计划错误,降低了你的劳动力成本——而且它通常很容易使用。

  • 换班计划包括安排员工的工作时间,这样你的公司就有合适的人员配备和随时运作。
  • 轮班计划的挑战包括时间和劳动力成本、法律遵从性、员工需求和人为错误。
  • 时间和考勤软件减少了轮班计划错误,并降低了您的劳动力成本。
  • 本文适用于希望使用时间和考勤软件改进其换档规划流程的欧宝体育直播热火对雄鹿小型企业所有者

如果安排你的员工轮班就像用铅笔和纸创建一个网格一样简单就好了。这种长期的轮班计划对雇主来说很乏味,对员工来说也很烦人,但是考勤软件为你和你的团队提供解决方案。了解更多。

什么是轮班计划?

轮班计划是安排员工在给定的时间框架内填补每个公司所需的角色。也许最明显的转变计划例子是一个小咖啡馆如何工作:

要想在黎明时分开门,就得有人去上5点的班。然而,这名员工可能要到咖啡馆关门后才能上班。相反,另一个员工会在一天中的某个时间点来做同样的工作。当那个员工进来的时候,比如说下午1点,第一个员工会被解雇;当下一个员工开始轮班时,他们的轮班就结束了。

关键主要结论:轮班计划是对员工的安排,以便在您的工作时间内,您公司的所有功能都得到适当的照顾。

轮班计划的挑战

轮班计划一开始听起来很容易——让人们在特定的时间来来去去能有多难呢?事实上,任何安排员工轮班(而不是标准的朝九晚欧宝体育直播热火对雄鹿五)的小企业主都会告诉你,轮班计划充满了挑战。涉及轮班计划的障碍包括但不限于以下方面:

  • 时间:在经营小企业时,时间真的是金钱,而班次规划很少欧宝体育直播热火对雄鹿是一个快速的过程。这在很大程度上是因为您需要确保您有足够的员工一次工作,并且每个员工都在正当工作时间。实现这两种目标都可以采取一些创造性的安排和重新排列的转变,以便快速证明需要长于短期管理任务。

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  • 员工与雇主需要:规划转变以便员工在适合他们的时间表,您的需求可以迅速地造成张力。如果您最好的员工无法在日落之后绝对需要有人的夜班时夜班,您可能需要培训其他工作人员或将其他员工雇用该技能。

  • 错误:对一些雇主来说,轮班计划主要是笔和纸上的任务。然而,与任何手工操作一样,手动换挡计划增加了人为失误的可能性。这些错误可能是很严重的:如果你让两个有着相同角色的员工同时工作,你付出的工作就少了,报酬却多了。在这种情况下,您可能还意外地留下了一个关键时间段无人值守。

  • 独特的员工属性:有些员工只是比其他人更适合某些轮班。例如,在你的餐厅和酒吧,你的夜猫子调酒师可以维持到凌晨3点,但他们在上午10点的轮班就很难了。同样,如果您的一个服务器正在占用休息时间在美国,你的勤杂工可能还没有准备好为他们代班,因此给你留下了一个很大的日程安排空隙。

  • 合法合规:如果你安排一个员工每周工作一定的时间,这个员工可能有权加班工资.在规划手动转移时,您可能无法意识到您正在涉及加班领域,如果您忽略了正常支付加班,则会出现法律困难。

  • 劳动力成本:任何时候你安排一个员工工作,你支付他们,这意味着轮班计划有不可避免的成本。在手动调度转换时,快速考虑这些成本可能很困难,特别是因为您可能以不同的费率支付不同的员工。

  • 员工的选择:轮班计划通常是你作为雇主最有发言权的一个过程。然而,当你可以在确定时间表之前很容易地得到员工的意见时,换班计划对你和你的团队来说都更容易。在这方面和许多其他方面,时间和考勤软件通常是方便的。

时间和出勤软件如何享受班次规划

考勤软件解决了许多长期存在的手动换班计划问题。使用软件进行轮班计划的好处包括:

  • 更有效的班次规划。忘记铅笔和纸(以及所有那些讨厌的擦除和重写)-时间和考勤软件节省了你所有的无聊的轮班计划。您可以将员工的档案拖到开放式班次,或将当前安排的员工拖到另一个开放式班次。您还可以使用时间表模板来简化您的轮班计划,或者您可以简单地将本周的时间表复制到下周。

  • 更多的员工信息。如果您的公司有大量的员工或地点,那么您可能不知道每个员工的资格、可用性、头衔和主要工作地点。有了时间和考勤软件,您只需点击几下,就可以看到每个员工的所有这些信息。因此,你可以根据你的需求和员工的技能重叠的地方来计划你的轮班。

  • 更容易围绕员工进行安排。考虑到您的时间和考勤软件中丰富的员工信息,您将更容易将最优秀的员工分配到最繁忙的班次。你可能还会发现,将老员工和新员工搭配起来更容易,从而给新团队成员提供了在工作中学习的机会。

  • 可用性图表用于最后一分钟班次更改。在轮班计划中,你应该总是做好最好的打算,但要做最坏的打算——也许有好几个员工叫病或者不要出现。在这种情况下,你的时间和考勤软件的可用性图表可以帮你节省时间。打开它,看看你可以请谁来帮你临时替一位突然缺席的员工上班。

  • 更多的员工参与。虽然铅笔和纸的移位计划在你安排他们的时候并不能提醒他们,但时间和出勤软件本质上会让他们参与进来。基于软件的轮班计划允许员工竞标轮班或与其他员工交换分配的班次。你的员工也可以使用你的软件来记录他们什么时候有空,所以你不会在他们没空的时候安排他们。

  • 劳动力预算。当您使用可靠的时间和考勤软件平台计划轮班时,您可以设置您希望在员工劳动上花费的最大金额(包括加班费)。如果你安排的工作周超出预算,你的软件就会提醒你。之后,你可以重新安排你的日程,直到你的预算满足。

  • 第三方集成。时间和考勤软件通常与您的工资单和发票平台无缝集成。这种集成意味着您不必手动将员工的工时添加到工资单平台,以确保他们的工作得到报酬。一些时间和考勤软件程序也可以与您的POS系统集成,以帮助建立时间表和收入之间的联系。

  • 报告和预测。也许是最重要的班次规划特征,除了调度本身 - 报告和预测功能 - 可以确定您的日程安排如何影响您的销售。作为一个例子,假设您的餐厅预计为餐厅一周急于,您需要额外的员工。在这种情况下,您的软件可以使用去年的时间表和销售数据来建议今年的理想转变计划。

  • 更容易访问。如果您需要在您离开办公室时更改员工的转变,您可以轻松完成,因为大多数时间和考勤软件都是基于云和/或通过移动应用程序访问的。您还可以允许某些高级员工设置或修改Shifts。

  • 更少的错误。最重要的是,考勤软件将你可能犯的代价高昂的轮班计划错误降到最低。如果您安排了一个不可用的员工,或者意外地安排了太多相同类型的员工当班,那么您的软件应该会提醒您。与时间和考勤软件,你不仅节省时间-你有更大的控制你的班次比你将使用铅笔和纸系统。

你知道吗?你知道吗?时间和出勤软件简化了换档规划,通过先进但用户友好的功能减少了错误并降低了劳动力成本。

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准备投资时间和出勤软件进行班次规划?学习如何选择一个时间和考勤系统,然后在阅读我们的时间和出勤软件审核时,将您学到的内容牢记在心。在你意识到这一点之前,你就已经准备好了一个新的软件平台,它将带来公平的轮班、更低的劳动力成本和快乐的、高效的员工。

图像信用:ijeab / Getty Images
马克斯·弗里德曼
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欧宝体育直播热火对雄鹿商业新闻日报作者的贡献
Max Freedman是一名内容作家,他写过数百篇关于小企业战略和运营的文章,主要关注于财务和人力资源方面的话题。欧宝体育直播热火对雄鹿他还发表了关于工资、小企业融资和内容营销的文章。欧宝体育直播热火对雄鹿除了涵盖这些商业基础,Max还写了关于改善公司文化,优化商业欧宝体育直播热火对雄鹿社交媒体页面,以及为小企业选择合适的组织结构。