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专业人士最好的收据跟踪工具

安德鲁·马丁斯
安德鲁·马丁斯
工作人员

每个小企业都需要一种方法欧宝体育直播热火对雄鹿来跟踪他们的开支。找出企业家更喜欢哪种收据跟踪软件。

  • 现代收据跟踪应用程序帮助企业跟踪并计算各种费用。欧宝体育直播热火对雄鹿
  • 从台式计算机软件到专为您的手机设计的应用程序,收据跟踪软件数字化文档,并确保简单的报销和税收。
  • 虽然应用程序做大部分工作,但企业应该建立最佳实践,以确保文书工作保欧宝体育直播热火对雄鹿存。
  • 本文适用于任何小型企业所有者,希望使用专业软件简化其收据跟踪欧宝体育直播热火对雄鹿工作。

您可能将其处理为小企业所有者的重复的文件是收据和费用报告。欧宝体育直播热火对雄鹿他们不仅仅是您的资产负债表的重要性,而且对年度税等其他职责,需要快速有效地记录您的收据,必须为任何商业企业提供。欧宝体育直播热火对雄鹿为帮助您确定为您和您的业务的最佳解决方案,我们审查了良好的收据跟踪应用程序,并询问业主首选的业主。欧宝体育直播热火对雄鹿

为什么要使用收据追踪软件?

在一年中,你的小公司会购买很多东西——新的电脑、电话、办公用品、商务旅行等等欧宝体育直播热火对雄鹿。每笔交易的文件有几个财务和税收方面的原因。

仔细整理你的收据可以让你作为一个企业主的生活变得更简单。欧宝体育直播热火对雄鹿通过使用收据跟踪软件,您可以量化每笔交易的成本,以及您的员工在工作期间可能发生的任何费用。这种类型的软件还可以使补偿这些员工的成本更容易。

使用收据跟踪应用程序的主要经济利益之一是它能够与您整合会计软件。这种集成简化了交易序列化,并有助于您获得业务成本呈现的高级视图。欧宝体育直播热火对雄鹿

“收据跟踪软件的主要目的是简化预算和缓解财务责任的负担,”首席营销官Yaniv Masjedi说:Nextiva, 说。“直观和直截了当的设计对于让每笔专业处理的资金更容易做出事情。”

关键外卖:使用收据跟踪软件自动化文档组织的一些更繁琐的方面,例如计算和分类费用。它还可以简化偿还员工的符合条件的费用,以便在工作中可能发生。

您应该在收据跟踪软件中寻找哪些功能?

在为您的公司选择收据跟踪解决方案时,有很多事情需要考虑。与今天的大多数软件产品一样,特性是最重要的。然而,您在收据跟踪解决方案中的价值可能与其他业务所有者的需求不同。欧宝体育直播热火对雄鹿

适用于Gian Moore,所有者和编辑MellowPine,自动化收据跟踪过程的功能是关键。

“收据跟踪软件应该能够快速有效地组织、命名和整理文件,”摩尔说。“当你扫描了上千张收据后,你经常会搞不清楚自己是不是真的扫描了。”

以下是许多收据跟踪解决方案提供的一些事情:

  • 手机应用程序。我们审查的每个收据跟踪服务都带来了一个应用程序,员工可以用来扫描收据。可用于Android和IOS操作系统,这些应用程序使用相机扫描收据并将相应的照片附加到费用报告。生成后,每个移动费用报告直接向经理或会计师进行批准,他们可以在自己的应用程序上进行。然后,员工可以跟踪他们的费用报告,看看是否被批准,何时期待其报销。

  • 光学字符识别(OCR)。许多收据跟踪应用程序具有OCR技术,从扫描的收据中提取数据并自动将其输入到费用报告中。这使得简单快速地创建和提交费用报告。

  • 简单的数据分类。对公司收据进行几乎或完全数字化的最大好处之一是能够深入挖掘收据数据。通过使用收据扫描应用程序,你可以轻松地将收据、发票和费用数据链接到特定的账户、项目或类别。

  • 简单的存储在收到跟踪软件之前,企业必须在现场物理上存储文档,其中在某个地方或已经填欧宝体育直播热火对雄鹿充纸质收据的档案柜中。这些方法占用了空间,随着时间的推移,一些墨水淡化。通过数字保存每张收据,您不再需要存储收据或担心解密褪色的收据。

  • 支持多个帐户。小企业拥有多个银行账户并非闻所未闻。欧宝体育直播热火对雄鹿随着时间的推移,为每个账户分类收据会变得很麻烦。大多数收据跟踪软件都有一个内置的仪表板,允许您选择要将收据附加到哪个帐户。这些指示板还可以方便地访问每个帐户的所有与收据相关的数据。

  • 与一系列设备兼容。您将想要一个与您使用的设备兼容的收据跟踪应用程序。桌面计算机是一个自然选择,但较新的软件通过您可以从Android或iOS App Store下载的移动应用程序在您的移动设备上工作。这些应用程序使扫描收据扫描简单 - 您所要做的就是拍摄它的照片。该应用程序还简化了创建和提交费用报告。

关键外卖:在比较收据跟踪解决方案时,要查找的功能包括用于员工,OCR,Easy Data组织和MultiAccount支持的移动应用程序。

编者注:为您的业务寻找正确的会计软件解决方案?欧宝体育直播热火对雄鹿填写以下问卷,让我们的供应商合作伙伴联系您,了解您的需求。

小企业所有者更喜欢哪个收据跟踪应用程序?欧宝体育直播热火对雄鹿

在查找收据跟踪软件解决方案时,我们想找到大多数人觉得“最佳”的人。有许多选项可供选择,范围从具有限制功能的免费应用程序,以解决需要每月订阅的高级功能。

以下是小型企业主告诉我们的前三个解决方案。欧宝体育直播热火对雄鹿

1.展示是一个流行的一体化解决方案。

在与小企业主时交谈的同时,最持续突出的一个名称是欧宝体育直播热火对雄鹿削减

“Expensify在预先整理收据方面做得很好,但你也可以在这款应用中根据自己的喜好来整理收据,”星巴克的财务自由教练汤妮娅·舒尔茨(Tawnya Schultz)说钱生命教练。“它帮我做了很多繁重的工作,而且超级简单,使用起来也很快,所以我不用好几天做费用报告或纳税。”

该服务每月为每月4.99美元,每月为每月5美元,每月为业务计划。欧宝体育直播热火对雄鹿欧宝体育直播热火对雄鹿商业计划具有高功率的功能,如自动费用报告和公司信用卡监控。由于如何自动化,我们轮询的大多数专业人士认为这是一个有价值的投资。

“由于软件的SmartScan技术,手动输入是过去的过去,因为软件的SmartScan技术,即自动扫描,投入和跟踪业务费用,”Masjedi表示。欧宝体育直播热火对雄鹿“然而,它独特的销售主张是它可以自动化任何可能的费用跟踪,只要它在软件的当前功能中,包括使用GPS的奇观的车辆的估计里程使用。”

2. Rydoo是一个廉价的基于云的选项。

布莱恩·帕特里克,家庭专家兼害虫策略,他说他依赖Rydoo为了满足公司的费用跟踪需求。

“Rydoo是最好的收据跟踪工具,因为它基于云计算,价格便宜,功能丰富,具有OCR扫描功能,并允许企业根据员工的角色和职责限制访问,”他说。

计划每年收费,每位用户开始为每月7美元,为团队计划涵盖最多50个活跃的用户,每月为每月9美元的增长计划,涵盖超过50个活跃的用户。两个计划都带有OCR扫描,里程费用报告和批准流程,而后者计划包括扩展费用政策规则和每日的特点。

3.自动输入简化了收据扫描和组织。

格伦·王尔德,首席执行官兼创始人成功的饮食,说AutoEntry超过他公司的收据跟踪需求。

他说:“我目前使用自动输入功能来管理和组织我所有的收据。”“它与最流行的会计软件程序同步得很好。我可以在几秒钟内扫描收据和发票,并在我的手机中保存一份电子版。一旦上传,系统自动提取数字并输入系统。不需要手动输入。这是一个巨大的优势,因为即使是最小的人为错误也会完全损害准确性,并像滚雪球一样变成巨大的错误。对于像我这样不擅长计算的人来说,这是一个很大的好处。

AutoEntry使用基于信用的定价模型作为每月订阅。这意味着您正在为发票(1个信用)等内容为代价支付信用,提取(2学分),银行陈述(每页3个信用),依此类推。未使用的积分在下个月内汇总。计划范围从铜牌服务层,每月12美元的售价为50美元,铂金服务层每月耗费98美元,并拥有500项学分。

4. Shoeboxed将数据分析添加到折叠中。

鞋盒采用一种全面的方法来加载、组织和使用接收数据。你可以通过邮件发送纸质收据,也可以使用手机应用程序将收据数字化上传。不管怎样,shoebox都会通过高级软件对你的收据信息进行专业分析。

此外,您可以使用shoebox工具以对您有意义的方式对收据进行分类和组织。您可以坚持使用默认的组织建议,或者您可以个性化体验。

鞋盒在订阅模型上运行。最低的层从每月18美元开始。您可以通过两个层添加服务和容量,每个月覆盖54美元。这将鞋盒放在竞争力的价格范围内。它不是最便宜的服务,但它仍然很好地在大多数企业的负担得起的领域内。欧宝体育直播热火对雄鹿

5.智能收据将收据跟踪放在手掌中。

大多数收据软件包都附带智能手机应用程序。聪明的收据然而,它可以把你的手机变成一个移动扫描仪。通过创建CSV报告以及pdf和ZIP报告的能力,您可以以最适合自己的方式组织收据数据。这可以通过手机加载到费用跟踪应用程序,会计报告等。

这款应用可在谷歌Play Store和苹果应用商店免费下载。一些功能被锁定在付费墙之后。总的来说,一款能够让你数字化并追踪收据的免费应用具有很大的潜力。

6.波浪收据简化了费用跟踪。

另一个免费的移动应用程序,波收据,专注于提供更窄的功能范围与其他收据组织工具。使用Wave收据,您可以使用手机扫描收据。使用移动应用程序,您可以根据需要组织数据,内置工具可以轻松跟踪费用。

但是,您将无法找到的,是先进的分析。波收据迎合初创公司和小企业;欧宝体育直播热火对雄鹿该应用程序旨在简化费用跟踪,使其更可访问,不一定为公司提供粒度的财务数据。免费应用程序可以与其他波浪应用程序配对,如发票,以创建一个完整的软件套件。

关键外卖:有许多收据跟踪软件解决方案。在我们采访的小企业主中,最受欢迎的三个应用是Expensify、Rydoo和AutoEn欧宝体育直播热火对雄鹿try。

图片来源:Jirapong_Manustong / Getty Images
安德鲁·马丁斯
安德鲁·马丁斯
欧宝体育直播热火对雄鹿日常商业新闻职员
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Andrew Martins已经为Business.com和商业新闻报道了300多篇文章,每天都专注于小企业欧宝体育直播热火对雄鹿欧宝娱乐手机版app下载和企业家需要成功的工具和服务。Andrew写了关于Digital Copiers,多功能打印机和宽格式打印机等办公硬件,以及实时聊天和在线传真等关键技术服务。Andrew历史悠久的出版,被命名为四次新泽西州新闻奖得主。