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FileHold表达审查

Adam Uzialko.
Adam Uzialko.
自由编辑

我们的2019年文件管理系统的研究和分析使我们推荐FileHold表达作为小型企业的最佳文件管理系统。欧宝体育直播热火对雄鹿我们从我们考虑的数十个文档管理系统中选择了文件。要了解我们如何评估这些解决方案以及文档管理系统的全面列表,访问欧宝体育张信哲我们最好的选择圆形页面

FileHold表达

FileHold表达

最佳文档管理软件和2021系统

判决结果

为什么FileHold表达?

小企业没有时欧宝体育直播热火对雄鹿间实现艰苦的软件或处理繁琐的培训方案。此外,成本是许多小企业的担忧。欧宝体育直播热火对雄鹿涉及文档管理软件时,易用性和可管理的价格点是精益小企业的主要需求。欧宝体育直播热火对雄鹿这就是为什么我们选择FileHold Express作为我们的小型企业最好的文件管理系统。欧宝体育直播热火对雄鹿

FileHold Express提供了一个直观的界面,模仿了熟悉的Windows文件结构,这使得员工可以很容易地快速学习该软件,无需强化培训。该软件还有一个为期10天、功能齐全的免费试用版,你和你的员工可以在购买前亲自评估该应用程序,看看它是如何工作的,以及它与你的小企业是否兼容。欧宝体育直播热火对雄鹿免费试用不需要您提交信用卡信息,试用期满自动终止。

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使用方便

FileHold Express的优点之一是它的易用性。对于大多数用户来说,它很容易启动和运行,因为它的界面安排类似于他们可能已经习惯的程序。文件结构与Windows使用的系统相同,形成了一个由橱柜、抽屉、文件夹和子文件夹组成的树状结构,这些文件夹可以折叠,并且易于在其中导航。它需要很短的时间来适应该软件,这使得耗时或昂贵的培训包变得不必要。

这个文件夹树使用户界面上的内容有组织。许多文档管理系统很快就会被屏幕和弹出框弄得一团糟,但是FileHold Express将重点放在文档库上。您的库显示在用户界面的左侧。这个中央仪表板是所有文档管理活动发生的地方,包括归档、搜索和审查文档。这使得导航变得简单,只需要几次点击,不需要在多个屏幕之间切换。

位于库的顶部是一个MyFileHold文件夹,它包含橱柜和抽屉,用于存放最常用的文档、通知和警报、最近访问的文档和最近添加的文档。该特性提供了一种快速访问经常需要或最近被访问或编辑的文档的方法。

您可以以多种方式在系统中归档文档。您可以拖放已经保存在计算机或网络上的文件。另一种选择是将文件直接扫描到系统中。Microsoft Office集成允许您通过单击一个按钮来添加正在Word、Excel、Outlook或PowerPoint中工作的文档。

一旦在系统中,用户定义了文档的元数据属性,并选择应该提交的位置。FileHold提供了添加到文件的许多属性,这使得更容易使用搜索功能定位。例如,发票的属性可以包括客户端的客户端,并且由于支付而导致的日期,而宣传册可能具有像谁创建它以及添加到系统时的属性。

FileHold提供了几种快速查找文档的简单方法。最简单的方法是在主搜索栏中输入与该文档相关的关键字或短语,主搜索栏类似于谷歌搜索栏。这将搜索整个文件库。但是,该选项不仅返回具有您所搜索的确切措辞的文档,还返回包括同义词、词干词和与原始搜索词密切相关的词的结果。当结果返回时,您可以单击一个文件,预览框将突出显示您正在搜索的单词,这样您就可以快速查看这是否是您需要的文档。

您还可以执行高级搜索,允许您根据元数据属性查找文件,如果您在系统中维护详细的元数据策略,这将特别有用。

特性

FileHold Express'功能无缝地工作,而不会复杂于系统或混淆用户。

内置搜索引擎可以快速轻松地导航到特定文档。搜索功能允许用户搜索文件名,元数据或两者。用户可以在搜索中搜索文档存档,如果它们仅查询活动文档,请从搜索中排除它们。此外,您可以根据所有文档或仅包含最新版本的所有版本定制搜索。

对于处理文档的团队,FileHold Express提供了许多方便的特性。这些工具包括一个签入和签出特性,可以阻止多个人员在同一时间处理同一文档。您还可以设置警报,在文档可用(签入)和不可用(签出)或文件发生更改时自动通知同事。该软件记录了每个访问每个文件的人的日志,以及他们何时访问这些文件,工作人员可以在文档发生更改后查看以前的版本。

该系统具有一个健壮的权限系统,允许管理员限制用户只访问与他们的作业角色相关的文档。您可以为文档设置11个安全角色,每个角色根据个人在系统中可以访问或更改的内容而不同。频谱一端为只读状态,另一端为系统管理员权限。自定义权限设置也可以为每个橱柜,抽屉,文件夹,甚至单个文件创建。

其他标准功能包括一个日历,可跟踪未完成的任务,该选项在系统中几乎链接到系统中的文件,以及使用光学字符识别(OCR)的扫描软件,可自动将键入的纸张文本上的文本转换为可编辑和可搜索的数据。

FileHold Express提供了额外成本的高级功能,包括工作流功能,可以为只读用户和电子签名功能创建访客帐户。

定价

FileHold Express的每个许可的确切成本取决于组织的规模和您的需求范围。然而,该公司的定价模式为客户提供了多种支付方式,包括为小企业设计的支付方式。欧宝体育直播热火对雄鹿一种选择是24个月的无息融资(或者更多,取决于你需要的用户数量),如果公司有7个或7个以上的用户,则是每月订阅。

FileHold Express也可以通过一次性支付许可证购买。持续的软件更新和技术支持需要在第一年服务后每年支付原许可证费用的20%的年订阅续订费。

FileHold Express面向5至20名用户,这是许多小型和成长型企业的平均用户范围。欧宝体育直播热火对雄鹿如果您计划在不久的将来进行扩展,FileHold Express许可证可以很容易地转换为FileHold Enterprise许可证,这意味着您可以安全地开始使用Express,然后根据需要进行升级,而无需进行昂贵或困难的过渡到一个完全不同的平台。

客户服务

我们对来自Filehold的客户服务非常满意。尽管如此,达到支持的优选方法是通过电子邮件,这可能是一个轻微的障碍。但是,电子邮件响应基于我们的经验。File Hold代表详细回答了我们所有的问题,其中包含附加信息的网站链接。

系统启动并运行后,您可以通过电子邮件联系FileHold的客户支持团队,也可以通过提交在线帮助票证。不幸的是,电话服务不是一种选择。公司网站上还有广泛的资源,包括一系列用户指南。此外,该软件包括内置访问帮助指南。

限制

FileHold Express有云版本和本地版本,但云版本需要第三方主机。这意味着FileHold不是存储和管理你的数据的组织,所以你必须信任第三方选择由你或FileHold在设置过程中。如果您选择就地部署的解决方案,那么您需要自己的服务器和一位IT专家来维护它,这可能会导致许多小型企业无法承受的额外成本。欧宝体育直播热火对雄鹿

另一种可能的缺点是客户支持仅通过电子邮件和在线提供。即使我们在电子邮件发送时收到了极其快速的回复,即使在电子邮件发送时,可能会通过无法呼救而关闭一些业务。欧宝体育直播热火对雄鹿

值得注意的是,内部部署系统与Mac计算机不兼容。如果您的办公室是基于MAC的,则需要基于云的Web浏览器版本。对于Macs的内部部署解决方案,您需要查看其他应用程序。

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查德·布鲁克斯(Chad Brooks)和安德烈亚斯·里维拉(Andreas Rivera)补充报道

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图片来源:AndreyPopov / Getty Images
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Adam Uzialko是business.com和Business News欧宝体育直播热火对雄鹿欧宝娱乐手机版app下载 Daily的作家和编辑。他拥有7年专注于小型企业和初创企业的专业经验。欧宝体育直播热火对雄鹿他的研究领域包括数字营销、搜索引擎优化、商业传播和公共政策。欧宝体育直播热火对雄鹿他还写过关于新兴技术及其与商业的交叉,包括人工智能、物联网和区块链。欧宝体育直播热火对雄鹿